ZUGFeRD eignet sich besonders, wenn dein Empfänger eine E-Rechnung benötigt, gleichzeitig aber eine klassische PDF-Rechnung erwartet. Beide Bestandteile liegen gemeinsam in einer PDF/A-3-Datei.
PDF und Rechnungsdaten in einer Datei
Die sichtbare Rechnung enthält Briefkopf, Positionen, Summen und Zahlungsinformationen. Zusätzlich ist eine XML-Datei eingebettet, in der dieselben Rechnungsdaten eindeutig strukturiert sind.
Buchhaltungsprogramme können diese XML-Daten automatisch übernehmen. Nutzer ohne entsprechendes System öffnen weiterhin einfach die PDF.
ZUGFeRD aus einer normalen Rechnung erzeugen
In Rechnungsblick pflegst du Kunde, Leistungspositionen, Steuerangaben und Zahlungsziel nur einmal. Beim Export wählst du ZUGFeRD. Die App erzeugt die PDF und bettet die strukturierten Daten passend ein.
Dein gewähltes PDF-Layout, Firmenlogo und die Dokumenttexte bleiben erhalten. Die E-Rechnungsdaten werden unabhängig von der sichtbaren Gestaltung erzeugt.
Wann ZUGFeRD und wann XRechnung?
ZUGFeRD ist praktisch für den Austausch zwischen Unternehmen, weil PDF und XML zusammengehören. Eine XRechnung besteht dagegen aus einer reinen XML-Datei und wird häufig von Behörden oder konkret dafür eingerichteten Empfängern verlangt.
Am Ende entscheidet die Anforderung des Rechnungsempfängers. Rechnungsblick unterstützt beide Ausgaben, sodass du nicht zwei getrennte Rechnungsprozesse pflegen musst.
Häufige Fragen
Kann jeder PDF-Reader eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen?
Ja, der sichtbare PDF-Teil lässt sich wie eine normale PDF öffnen. Die eingebetteten Daten werden von geeigneter Buchhaltungssoftware gelesen.
Muss ich die XML-Datei selbst erstellen?
Nein. Rechnungsblick erzeugt sie aus den bereits erfassten Rechnungsdaten.
Ist eine normale PDF eine E-Rechnung?
Nein. Erst die strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten machen sie zur E-Rechnung.
Bleibt mein eigenes Rechnungsdesign erhalten?
Ja. Layout, Logo und Farben betreffen die sichtbare PDF und können unabhängig von den strukturierten Daten gestaltet werden.
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