Wenn ein Kunde oder eine Behörde eine XRechnung verlangt, brauchst du normalerweise kein Portal und kein zusätzliches Benutzerkonto. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben vollständig erfasst und als standardisierte XML-Datei ausgegeben werden.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein festgelegtes deutsches E-Rechnungsformat. Anders als eine normale PDF enthält sie Rechnungsnummer, Beträge, Steuerangaben, Käuferreferenz und weitere Informationen in eindeutig bezeichneten Datenfeldern.
Dadurch können Behörden und Buchhaltungssysteme die Rechnung automatisch einlesen. Eine Abkürzung wie „K-Nr.“ in einer sichtbaren PDF reicht dafür nicht aus: Das empfangende System erwartet den Wert im dafür vorgesehenen XML-Feld.
So erstellt Rechnungsblick eine XRechnung
Du erstellst die Rechnung mit Kunde, Positionen, Zahlungsziel und Steuerangaben wie gewohnt. Beim Export wählst du XRechnung. Rechnungsblick ordnet die Eingaben den passenden Rechnungsfeldern zu und erzeugt die XML-Datei.
Fehlt eine technisch notwendige Angabe, zeigt der Prüfbericht nicht nur einen Regelcode. Er erklärt das betroffene Feld, den aktuellen Wert und den konkreten nächsten Schritt.
Empfangene XRechnungen lesbar öffnen
Erhaltene XML-Rechnungen lassen sich in Rechnungsblick importieren. Die App stellt die strukturierten Daten als lesbare Rechnung dar und archiviert die Originaldatei zusammen mit dem Prüfergebnis.
Eine optionale zusätzliche KoSIT-Prüfung ist nur für besondere technische Anforderungen gedacht. Für das normale Erstellen, Lesen und Prüfen von E-Rechnungen benötigt Rechnungsblick kein externes Prüfprogramm.
Häufige Fragen
Brauche ich für eine XRechnung eine Leitweg-ID?
Nur wenn der Empfänger sie verlangt, typischerweise bei öffentlichen Auftraggebern. Die Leitweg-ID wird vom Empfänger mitgeteilt.
Kann ich eine XRechnung zusätzlich als PDF versenden?
Das hängt vom Empfänger ab. Die technisch maßgebliche XRechnung ist die XML-Datei; Rechnungsblick kann zusätzlich eine lesbare PDF erzeugen.
Ist jede XML-Datei automatisch eine XRechnung?
Nein. Die Datei muss die vorgeschriebene Struktur und die relevanten Geschäftsregeln erfüllen.
Ersetzt die technische Prüfung eine steuerliche Prüfung?
Nein. Sie prüft Format und Pflichtfelder, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
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